Już od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie firmy zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) będą zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń. To fundamentalna zmiana w sposobie komunikacji z urzędami, która docelowo zastąpi tradycyjną papierową korespondencję. Czym są e-Doręczenia i dlaczego warto się nimi zainteresować już teraz?
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. System zapewnia bezpieczną wymianę korespondencji między firmami, obywatelami i administracją publiczną. Każdy zarejestrowany podmiot otrzymuje unikalny adres do e-Doręczeń, który staje się jego oficjalnym adresem do odbioru urzędowych pism. W praktyce oznacza to brak konieczności odbierania listów w tradycyjnej formie.
Kluczowe korzyści dla firm
1. Oszczędność czasu i pieniędzy
Zamiast czekać na listonosza lub odwiedzać placówki pocztowe, wszystkie dokumenty będą dostępne online. Ograniczenie korespondencji papierowej to także redukcja kosztów.
2. Bezpieczeństwo i poufność
System wykorzystuje zaawansowane szyfrowanie i autoryzację, co zapewnia ochronę przed nieautoryzowanym dostępem do dokumentów.
3. Pewność doręczenia
E-Doręczenia gwarantują potwierdzenie odbioru, co eliminuje problem zagubionych lub nieodebranych listów.
4. Zgodność z przepisami
Od kwietnia 2025 r. firmy z KRS mają obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń. Niedopełnienie tego obowiązku może prowadzić do problemów prawnych.
Jak uzyskać adres do e-Doręczeń?
Procedura uzyskania adresu do e-Doręczeń Przedsiębiorcy mają dwie podstawowe drogi uzyskania adresu do e-Doręczeń:
- Złożenie odpowiedniego wniosku na rządowej stronie gov.pl, wybierając i wypełniając formularz dostępny pod adresem: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen.
- "Automatyczne" założenie adresu do e-Doręczeń przy okazji składania wniosku o wpis zmiany danych spółki lub jej rejestracji w KRS (za pośrednictwem systemu PRS lub S24).
Harmonogram wdrożenia
Proces cyfryzacji korespondencji jest wprowadzany etapami:
- 1 stycznia 2025 r. – obowiązek dla podmiotów publicznych i zawodów zaufania publicznego.
- 1 kwietnia 2025 r. – obowiązek dla firm z KRS.
- 1 października 2026 r. – obowiązek dla firm w CEIDG.
Co się stanie, jeśli firma nie założy adresu do e-Doręczeń?
Niepodanie adresu może skutkować fikcją doręczenia, czyli sytuacją, w której pismo uznaje się za dostarczone, mimo że odbiorca go nie przeczytał. Może to prowadzić do niezamierzonych konsekwencji prawnych.
E-Doręczenia a przyszłość cyfryzacji
System e-Doręczeń to kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji administracji publicznej. W przyszłości może on całkowicie zastąpić ePUAP i tradycyjne listy polecone. Przedsiębiorcy, którzy już teraz przystosują się do tej zmiany, unikną problemów i zyskają przewagę w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym i technologicznym.
Podsumowanie
E-Doręczenia to nie tylko obowiązek, ale także udogodnienie dla firm i obywateli. Ich wdrożenie oznacza wygodniejszą, szybszą i bezpieczniejszą komunikację z urzędami. Dla przedsiębiorców z KRS kluczowa jest data 1 kwietnia 2025 roku – to ostatni moment na dostosowanie się do nowych przepisów.
źródło zdjęcia: https://pixabay.com/pl/photos/pieni%C4%85dze-komputer-biurko-finanse-931423/
Marta Stuchowska
