Unia Europejska finalizuje największą od lat reformę systemu VAT. Pakiet „VAT in the Digital Age” (ViDA) ma zdigitalizować i uprościć rozliczenia tego podatku oraz uszczelnić system, dostosowując go do realiów gospodarki cyfrowej. Stawka jest wysoka – według danych Komisji Europejskiej kraje UE straciły w 2022 r. około 89 mld euro z tytułu nieściągniętego VAT. Nowe przepisy mają zmniejszyć tę lukę i ułatwić prowadzenie biznesu na jednolitym rynku, oraz ułatwić nadzór fiskusowi.
Kluczowe zmiany pakietu ViDA
Zostanie wprowadzone obowiązkowe e-fakturowanie i cyfrowa sprawozdawczość. Od lipca 2030 r. wszystkie transakcje B2B między firmami z różnych krajów UE będą musiały być dokumentowane e-fakturą zgodną z europejskim standardem (EN16931). Tradycyjne faktury papierowe przestaną obowiązywać w handlu unijnym, a dane z faktur będą trafiać do fiskusa w ciągu 5 dni od transakcji . Co ważne, już wraz z wejściem w życie przepisów ViDA każde państwo członkowskie może wprowadzić u siebie obowiązkowe e-fakturowanie bez konieczności uzyskania zgody Brukseli .
Jednolita rejestracja VAT (Single VAT Registration) oznacza koniec z koniecznością posiadania wielu numerów w różnych krajach. Przedsiębiorcy sprzedający za granicę będą mogli rozliczać podatek poprzez jeden punkt kontaktowy OSS (One-Stop Shop) w swoim kraju, nawet przy wysyłce towarów do magazynów w innym państwie. Planowane zmiany rozszerzą procedurę OSS na nowe obszary (np. sprzedaż z instalacją u klienta) i umożliwią zgłaszanie w OSS przemieszczenia własnych towarów między krajami, co dziś wymaga oddzielnej rejestracji VAT . Ponadto, jeśli dostawca z zagranicy nie zarejestruje się dla VAT w kraju konsumenta, podatek automatycznie rozliczy nabywca (mechanizm odwrotnego obciążenia). Te rozwiązania znacząco zmniejszą obciążenia administracyjne firm operujących w wielu krajach .
Cyfrowe platformy usług (takie jak serwisy wynajmu mieszkań na doby czy aplikacje przewozu osób) zostaną włączone w system VAT. Od 1 lipca 2028 r. platformy umożliwiające krótkoterminowy wynajem nieruchomości (np. najmy do 30 dni) czy przewóz pasażerów będą musiały naliczać i pobierać VAT od tych usług w imieniu swoich użytkowników – staną się tzw. „uznanym dostawcą” na potrzeby VAT . Jeśli usługodawca przedstawi jednak ważny numer VAT i sam zadeklaruje podatek, platforma nie będzie musiała go rozliczać . Co istotne, kraje UE uzyskały pewną elastyczność – będą mogły np. wyłączyć małe firmy (MŚP) z tych obostrzeń, jeśli uznają to za stosowne. Nowy model ma zapewnić równą konkurencję i opodatkowanie usług świadczonych za pośrednictwem gigantów cyfrowych.
Kiedy wejdą w życie nowe przepisy?
Harmonogram wdrażania ViDA rozłożono na kilka lat. Jednolita rejestracja VAT oraz opcjonalne wdrożenie zmian dla platform startują od lipca 2028 r., natomiast pełne obowiązki platform cyfrowych najpóźniej od 1 stycznia 2030 r. Z kolei przepisy dotyczące obowiązkowego e-fakturowania i raportowania transakcji wewnątrzunijnych B2B wejdą od 1 lipca 2030 r., zastępując dotychczasowe deklaracje VAT-UE. Do 2035 r. wszystkie krajowe systemy e-faktur (w tym polski KSeF) mają zostać dostosowane do wspólnego standardu UE . W praktyce już wcześniej – po oficjalnym zatwierdzeniu pakietu w 2025 r. – państwa mogą zacząć wdrażać poszczególne rozwiązania u siebie.
Wyzwania wdrożenia w Polsce (KSeF a ViDA)
Polska już od kilku lat przygotowuje się do tych zmian, tworząc Krajowy System e-Faktur (KSeF). Obowiązkowe e-fakturowanie krajowe ma ruszyć w Polsce wcześniej niż wymóg unijny – od 2026 r. (1 lutego 2026 dla dużych firm i od 1 kwietnia dla pozostałych) . Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych i procesów do nowych wymogów w dość krótkim czasie. Wdrożenie KSeF jest sporym wyzwaniem technologicznym i organizacyjnym, co pokazuje choćby kilkukrotne przekładanie terminu jego obowiązywania.
Przyjęcie pakietu ViDA rodzi dodatkowe pytania o integrację KSeF z unijnymi standardami. Do 2035 r. wszystkie narodowe platformy e-fakturowe powinny być interoperacyjne z systemem UE – innymi słowy, format polskiej e-faktury musi „dogadać się” z formatem europejskim. To spora zmiana, bo KSeF oparto na własnym schemacie XML, a Bruksela promuje jednolitą normę europejską e-faktury. Jeśli nie zostanie zapewniona odpowiednia interoperacyjność formatów, firmy mogłyby stanąć przed koniecznością wystawiania faktur w dwóch różnych standardach – krajowym i unijnym . Polskie władze muszą zatem opracować rozwiązania prawne i technologiczne, aby temu zapobiec. Niewykluczone, że ustawodawca będzie też rozważał dalsze zachęty do korzystania z e-faktur – na przykład ograniczenie prawa do odliczenia VAT z faktur papierowych, co niektóre kraje UE już wprowadzają .
Skutki dla polskich przedsiębiorców – korzyści i trudności
Dla firm nadchodzące zmiany oznaczają zarówno szanse, jak i wyzwania. Po stronie korzyści warto wymienić mniejsze bariery w handlu zagranicznym – jednolita rejestracja VAT ułatwi ekspansję na rynki UE bez konieczności żmudnej rejestracji w każdym państwie z osobna. Cyfrowe raportowanie i KSeF mogą z kolei przyspieszyć rozliczenia – Ministerstwo Finansów zapowiada skrócenie czasu zwrotu VAT z 60 do 40 dni dla faktur wystawianych w systemie KSeF . Ponadto uszczelnienie systemu VAT zmniejszy skalę oszustw, co wyrówna warunki konkurencji (uczciwe firmy nie będą przegrywać z tymi omijającymi podatek). Szacuje się, że dzięki ViDA kraje UE mogą ściągać nawet o 18 mld euro więcej VAT rocznie, z czego 11 mld euro to efekt ukrócenia fraudów . Docelowo cyfryzacja ma też zredukować biurokrację – np. wyeliminowanie raportów VAT-UE czy JPK_FA oznacza mniej obowiązków sprawozdawczych dla biznesu.
Po stronie wyzwań jest przede wszystkim dostosowanie się do nowych wymogów. Przedsiębiorcy – zwłaszcza mniejsze firmy – będą musieli zainwestować w odpowiednie oprogramowanie do e-fakturowania, przeszkolić pracowników i zmienić utarte procedury. W początkowym okresie mogą pojawić się trudności techniczne (np. integracja systemów z KSeF, błędy w przesyle danych) oraz wątpliwości interpretacyjne co do nowych przepisów. Kluczowe będzie tutaj wsparcie ze strony administracji skarbowej i dostawców rozwiązań IT, aby przejście na nowe zasady odbyło się możliwie płynnie. Mimo początkowych kosztów i wysiłku, większość firm rozumie jednak, że cyfryzacja VAT jest nieunikniona – a w dłuższej perspektywie powinna przynieść uproszczenie rozliczeń i bardziej przejrzysty obrót gospodarczy.
Cyfrowy jednolity rynek
Reforma VAT w ramach ViDA to element szerszej strategii UE, by wykorzystać nowe technologie do wzmocnienia jednolitego rynku. Ujednolicone, cyfrowe zasady opodatkowania mają ułatwić handel w całej Europie, zmniejszyć koszty administracyjne i poprawić ściągalność podatków. Dla polskich przedsiębiorców oznacza to wejście w nową erę rozliczeń – bardziej zautomatyzowaną i wymagającą, ale docelowo tworzącą stabilniejsze i bardziej konkurencyjne warunki prowadzenia biznesu na wspólnym rynku UE.
