Cyfrowa rewolucja w ZUS staje się faktem, a rząd chce raz na zawsze pożegnać papierowe wnioski o zasiłki chorobowe, macierzyńskie i opiekuńcze. Nowe przepisy mają uwolnić pracowników i firmy od biurokratycznej mitręgi, przyspieszyć wypłaty świadczeń i uprościć formalności. Elektronizacja niesie jednak nie tylko wygodę: eksperci ostrzegają, że całkowite przejście do świata cyfrowego oznacza także ryzyko wykluczenia osób starszych czy mniej obeznanych z technologią.
Reforma ma więc dwa oblicza. Może być realnym ułatwieniem dla milionów Polaków, ale też testem sprawności państwa w zapewnieniu bezpieczeństwa i dostępności usług publicznych.
Papierowe absurdy do lamusa
Dziś procedura wygląda archaicznie. Pracownik ubiegający się o zasiłek opiekuńczy musi złożyć papierowy wniosek Z-15A lub Z-15B, własnoręcznie podpisany i dostarczony osobiście lub pocztą. Skan dokumentu nie jest uznawany za oryginał. Pracodawca z kolei może przesłać formularz Z-3 przez PUE, ale cała reszta i tak musi odbyć się w świecie papieru.
„Obowiązek dostarczania niektórych dokumentów wyłącznie w formie papierowej jest uciążliwy i nieprzystający do obecnej rzeczywistości” - podkreślono w uzasadnieniu projektu.
Firmy od lat alarmują, że system generuje chaos. Dokumenty trzeba dostarczać podwójnie – część elektronicznie, część papierowo. To szczególnie kłopotliwe dla dużych przedsiębiorstw, które zgłaszają setki pracowników do ubezpieczenia chorobowego.
Prawdziwy przełom i pełna elektronizacja
Nowelizacja ustawy przewiduje całkowite otwarcie drogi do pełnej elektronizacji procesu. Odtąd pracownik będzie mógł przekazać wniosek swojemu pracodawcy zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak i elektronicznej, korzystając z firmowych systemów kadrowo–płacowych czy nawet poczty e-mail.
Podobna elastyczność dotyczyć będzie kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych: dokumenty będzie można złożyć w postaci papierowej lub cyfrowej, a ich ważność zostanie potwierdzona kwalifikowanym podpisem, profilem zaufanym albo podpisem osobistym.
Dużą zmianą jest także dopuszczenie skanów i kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem, które dotąd nie były traktowane na równi z fizycznymi dokumentami. Równoważność formy sprawi, że elektroniczny wniosek będzie miał taką samą moc prawną jak jego papierowy odpowiednik. W praktyce oznacza to, że zwykły e-mail zawierający skan podpisanego formularza stanie się pełnoprawnym dokumentem, a pracodawcy nie będą już zmuszeni gromadzić i przechowywać stosów druków składanych przez pracowników.
Kiedy nowe zasady?
Ustawa ma wejść w życie 14 dni po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw. Co ważne, nowe regulacje obejmą również sprawy wszczęte, ale jeszcze niezakończone w momencie startu reformy.
Przez rok równolegle obowiązywać będzie jeszcze rozporządzenie z 2015 r., które szczegółowo reguluje katalog dokumentów. To swoisty okres przejściowy, który ma ułatwić wdrożenie zmian i pozwolić instytucjom dostosować systemy.
Jeśli projekt wejdzie w życie, składanie wniosków o zasiłki chorobowe, macierzyńskie czy opiekuńcze stanie się szybsze i bardziej intuicyjne. Zyskają pracownicy, którzy nie będą musieli stać w kolejkach na poczcie, i pracodawcy, którzy unikną żmudnej papierologii.
Choć na pierwszy rzut oka zmiana może wydawać się techniczna, to w praktyce może oznaczać rewolucję w obsłudze świadczeń z ZUS i realne odciążenie dla tysięcy osób.
Robert Bagiński
Fot. iStock