E-Doręczenia miały być elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego, który ułatwi życie obywatelom i przyspieszy pracę urzędów. Tymczasem pierwsze miesiące ich wdrażania pokazały chaos i przeciążenia systemu. Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada więc duże zmiany: od obowiązku stosowania przez kolejne instytucje, po konieczność podawania numeru PESEL w pierwszym piśmie administracyjnym.
To ma ułatwić urzędnikom identyfikację adresatów i wyeliminować ryzyko, że decyzja trafi w niepowołane ręce.
Kogo obejmą nowe przepisy?
Od 1 stycznia 2025 r. korzystanie z e-Doręczeń będzie obowiązkowe dla większości podmiotów publicznych. Teraz dołączą do nich także jednostki niepubliczne, które realizują zadania publiczne np. spółki komunalne, niektóre fundacje czy organizacje wykonujące usługi na zlecenie państwa. Wszystkie zostaną wpisane do specjalnego Katalogu Podmiotów Publicznych.
Nowe przepisy przewidują też tzw. fikcję doręczenia tj. jeśli adresat nie odbierze elektronicznej wiadomości, po 14 dniach zostanie ona uznana za doręczoną. To rozwiązanie może mieć poważne skutki, bo od tej daty będą liczyć się terminy na odwołanie czy inne czynności procesowe.
Jednym z najważniejszych elementów reformy jest obowiązek wpisywania numeru PESEL już w pierwszym piśmie w sprawie administracyjnej.
„Ułatwi urzędnikom korzystanie z systemu doręczeń elektronicznych, w szczególności usuwając problemy ze znalezieniem właściwego adresata pisma” – podkreśla Patrycja Grebla-Tarasek ze Związku Powiatów Polskich.
To rozwiązanie ma szczególne znaczenie w sytuacjach, gdy dwie osoby o identycznych danych osobowych mieszkają pod tym samym adresem. Dzięki numerowi PESEL uniknie się pomyłek i ryzyka, że dokument trafi do niewłaściwej osoby.
Krótsze terminy, większe wymagania
Zmiany dotyczą również tzw. publicznej usługi hybrydowej (PUH), czyli korespondencji dla adresatów, którzy nie mają elektronicznej skrzynki. Będzie ona działać wyłącznie w kraju, a termin jej wdrożenia przyspieszono z 2029 do 2028 roku.
Dodatkowo wszystkie systemy wymiany korespondencji używane w administracji będą musiały w ciągu 36 miesięcy zostać zintegrowane z e-Doręczeniami. To wymusi na samorządach i sądach przyspieszenie cyfryzacji, ale też poniesienie dodatkowych kosztów.
Nowelizacja zobliguje także operatora wyznaczonego - obecnie Pocztę Polską, do inwestowania pieniędzy z opłat za e-Doręczenia w rozwój systemu.
„Jak mieliśmy okazję obserwować na początku roku system jest niewydolny, więc ten zapis będzie wymuszał jego modernizację” – mówi Grebla-Tarasek.
To reakcja na liczne skargi obywateli i urzędów, że platforma bywa przeciążona, a doręczenia elektroniczne – zamiast przyspieszać proces – wydłużają go.
Nowa era komunikacji z urzędami?
Zmiany w e-Doręczeniach pokazują, że państwo nie zamierza wycofywać się z cyfrowej rewolucji w administracji. Wręcz przeciwnie, kolejne instytucje zostaną do niej wciągnięte, a obywatele zyskają jasne zasady identyfikacji. Dla jednych będzie to wygoda i koniec z bieganiem na pocztę, dla innych kolejny obowiązek i konieczność oswojenia się z biurokracją w wersji cyfrowej.
Robert Bagiński
Fot.: Pixibay
