Od 1 października 2026 roku kolejna grupa przedsiębiorców zostanie objęta obowiązkiem posiadania adresu do e-Doręczeń. Zmiana dotyczy firm wpisanych do CEIDG, które dotychczas nie uruchomiły elektronicznej skrzynki. Choć za sam brak adresu ustawodawca nie przewidział sankcji, konsekwencje zignorowania cyfrowej korespondencji mogą być już bardzo konkretne.
System e-Doręczeń ma stopniowo zastępować tradycyjną korespondencję poleconą w kontaktach z administracją. Od 1 października obowiązek obejmie przedsiębiorców figurujących w CEIDG, którzy dotąd nie posiadają adresu do doręczeń elektronicznych. W praktyce chodzi przede wszystkim o działalności założone przed 2025 rokiem, których właściciele w ostatnim czasie nie aktualizowali swoich wpisów.
Problem może polegać na tym, że część najmniejszych przedsiębiorców nadal nie zdaje sobie sprawy z nadchodzącej zmiany.
Nie ma kary. Jest jednak pułapka
Ustawa nakłada obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń, ale nie ustanawia bezpośredniej sankcji za jego brak. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca będzie mógł po prostu zignorować nowe rozwiązanie. Wklejony Markdown
Jak zwraca uwagę mec. Michał Bukowski, kielecki adwokat zajmujący się m.in. obsługą prawną przedsiębiorców, istota problemu leży gdzie indziej.
- Brak kary za samo niezałożenie skrzynki może być mylący. Prawdziwe ryzyko zaczyna się w momencie, gdy przedsiębiorca ma już aktywny adres, ale go nie kontroluje. Na taką skrzynkę mogą trafiać pisma urzędowe, od których biegną konkretne terminy. Przeoczenie korespondencji może więc kosztować znacznie więcej niż jakakolwiek administracyjna kara za brak konta
- wskazuje mec. Bukowski.
To szczególnie istotne w kontekście mechanizmu doręczeń. W przypadku określonej korespondencji nieodebranie przesyłki w terminie nie musi oznaczać, że nie wywoła ona skutków prawnych. Materiał źródłowy wskazuje na możliwość zastosowania po 14 dniach tzw. fikcji doręczenia.
Firmy i tak trafią do systemu
Nawet przedsiębiorca, który po 1 października nie założy adresu, może szybko zetknąć się z obowiązkiem przy okazji zwykłej aktualizacji danych w CEIDG – np. zmiany adresu, zakresu działalności czy ustanowienia pełnomocnika. Dokonanie takiej zmiany będzie wymagało posiadania adresu do e-Doręczeń. Wklejony Markdown
Zdaniem mec. Bukowskiego firmy powinny więc potraktować zmianę nie jako jednorazową formalność, lecz jako wprowadzenie nowego, stałego kanału komunikacji z administracją.
- Założenie skrzynki to dopiero pierwszy krok. W firmie trzeba jeszcze ustalić, kto ją sprawdza, jak często i co dzieje się z odebranym pismem. Przy korespondencji urzędowej kilka dni zwłoki może mieć znaczenie procesowe albo finansowe. E-Doręczenia trzeba więc włączyć do normalnego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie
- podkreśla kielecki adwokat.
Cyfryzacja przyspieszy jeszcze bardziej
Październikowa zmiana nie kończy cyfryzacji obsługi przedsiębiorców. Już od 1 listopada 2026 roku rejestracja nowej działalności gospodarczej ma odbywać się wyłącznie elektronicznie. Papierowe wnioski dotyczące m.in. zmian we wpisie, zawieszenia czy zakończenia działalności mają być natomiast stopniowo wygaszane do listopada 2028 roku.
Kierunek zmian jest więc jasny: kontakt przedsiębiorcy z państwem będzie coraz bardziej cyfrowy. Dla firm oznacza to mniej wizyt na poczcie i szybszy obieg dokumentów, ale jednocześnie większą odpowiedzialność za pilnowanie elektronicznej korespondencji.
Robert Bagiński
