Miał być przełom. Szybka, bezpieczna i obligatoryjna komunikacja obywatela oraz profesjonalistów z państwem, osadzona w systemie e-Doręczeń. Od 1 stycznia 2025 roku ten cyfrowy obowiązek objął organy administracji publicznej oraz kluczowe zawody zaufania publicznego. Minęło kilka miesięcy, a rzeczywistość skrzeczy: ZUS i urzędy skarbowe, mimo gotowości systemu, wciąż masowo wysyłają pisma tradycyjną pocztą.
W efekcie profesjonalni pełnomocnicy toną w papierze i gąszczu systemów, a idea „cyfrowego państwa prawa” pozostaje, jak twierdzą eksperci, wyłącznie na papierze.
Co mówi ustawa i jak wygląda praktyka
Obowiązek wynika z ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Zgodnie z nią podmioty publiczne mają stosować Krajowy System Doręczeń Elektronicznych od 1 stycznia 2025 r., co obejmuje również Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W tym samym terminie pełnomocnicy zawodowi, tacy jak adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi i notariusze, zostali zobligowani do posiadania i używania adresu do doręczeń elektronicznych. W teorii system jest więc kompletny: urzędy mają obowiązek doręczać elektronicznie, a adresaci mają aktywne skrzynki w bazie adresów elektronicznych.
Rzeczywistość najlepiej pokazuje przykład doradcy podatkowego Radomira Szarańca. Jak relacjonuje portal rawo.pl. 10 lutego 2025 r. złożył przez e-Doręczenia pełnomocnictwo do reprezentowania członka zarządu spółki w postępowaniu przed ZUS w Białymstoku.
„W pełnomocnictwie wyraźnie napisałem, że proszę o składanie pism poprzez e-Doręczenia” - podkreśla. Mimo to decyzję doręczono mu w marcu 2025 r. listem poleconym. „Doręczenie oczywiście wadliwe, a decyzja nie weszła do obrotu, ale ZUS w lipcu 2025 r. uznał, że wyśle wezwanie do zapłaty. Wezwanie też zostało wysłane listem poleconym do mnie jako pełnomocnika” - wyjaśnił.
Po zwróceniu uwagi przez e-Doręczenia na art. 39 par. 1 K.p.a., ZUS 18 września 2025 r. wyjaśnił, że „na dzień 27 lutego 2025 r., tj. na dzień wydania decyzji o przeniesieniu odpowiedzialności za zobowiązania spółki, nie korzystał z funkcjonalności doręczeń elektronicznych”, a doręczenie polecone uznał za skuteczne, powołując się na podpisane zwrotne potwierdzenie odbioru. To pismo ZUS przesłał już przez e-Doręczenia. Komentując sytuację, Szaraniec stwierdza krótko: „Okazuje się, że w ZUS w Białymstoku ani k.p.a., ani e-Doręczenia się nie przyjęły”.
Gdzie zawodzi procedura...
Kluczowe znaczenie ma hierarchia sposobów doręczania. Art. 39 par. 1 K.p.a. stanowi, że organ doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu. Dopiero gdy to niemożliwe, można sięgnąć po publiczną usługę hybrydową lub doręczenia przez pracowników, a w dalszej kolejności po przesyłkę rejestrowaną.
ZUS w swoim stanowisku akcentuje dwie kwestie. Po pierwsze wskazuje na art. 4 ustawy o doręczeniach elektronicznych i twierdzi, że obowiązek ADE dotyczy korespondencji wymagającej potwierdzenia nadania lub odbioru, zaś na mocy art. 71a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych część pism może wysyłać listem zwykłym. Po drugie odwołuje się do nowelizacji z 21 listopada 2024 r., która wprowadziła okres przejściowy do 31 grudnia 2025 r., pozwalający nie stosować art. 4 i 5 ustawy, jeżeli doręczenie elektroniczne lub hybrydowe jest niemożliwe ze względu na przesłanki organizacyjne.
Według ZUS to nadawca ocenia istnienie przesłanek organizacyjnych, a koszty również mają znaczenie, ponieważ „wysyłka pisma listem zwykłym jest o ponad połowę tańsza niż za pośrednictwem PURDE”.
Cyfryzacja nie może być wyborem uznaniowym
W ocenie ekspertów taka praktyka rozsadza sens całej reformy.
„To podejście całkowicie wypacza cel ustawy o doręczeniach elektronicznych. Ustawa miała zapewnić obywatelowi pewność doręczenia i równość komunikacji z urzędem. Zamiast tego mamy sytuację, w której profesjonalni pełnomocnicy mają obowiązek posługiwania się e-Doręczeniami, a ZUS może z tego obowiązku się zwolnić – sam oceniając, że ‘organizacyjnie’ mu to nie odpowiada” – mówi dr Katarzyna Kalata.
Dr Tomasz Lasocki podkreśla, że skuteczne powiadomienie to fundament postępowania administracyjnego, a „pracownicy organów państwowych powinni pamiętać, że ciąży na nich obowiązek poinformowania stron i zainteresowanych, a nie tylko wysłania informacji”. Doradca podatkowy Przemysław Hinc idzie dalej i zaznacza, że „ZUS lub inne organy nie mają tu swobody w wybieraniu takiego adresu, który akurat im pasuje. Nie jest tak, że wolno im wysyłać na dowolny adres list, albo mejla, bo może akurat tam będzie pełnomocnik. Tłumaczenie Zakładu jest nieakceptowalne, a wskazywane podstawy pozbawione są osadzenia w obowiązujących aktualnie przepisach”.
Ministerstwo Finansów przypomina, że od 1 stycznia 2025 r. organy podatkowe stosują ustawę o doręczeniach elektronicznych, ale pierwszeństwo mają konta w systemach teleinformatycznych administracji skarbowej.
Konsekwencje dla stron postępowań
Praktyka papierowych listów ma wymierną cenę. Opóźnienia podnoszą ryzyko przekroczenia terminów i naliczenia dodatkowych odsetek za zwłokę.
„Tradycyjna korespondencja pocztowa jest znacznie wolniejsza, co może wydłużać czas załatwienia spraw. Wezwanie docierające parę tygodni później będzie oznaczało konieczność zapłaty wyższych odsetek” – zwraca uwagę Jadwiga Chorązka.
Zwiększa się też ryzyko zagubienia przesyłek lub ich odbioru przez osoby postronne, co w skrajnym wypadku może pozbawić stronę wiedzy o toczącym się postępowaniu. Prawnicy sygnalizują ponadto problem wielości kanałów komunikacji. Oprócz e-Doręczeń funkcjonują ePUAP, PUE ZUS i e-Urząd Skarbowy. Jeden z pełnomocników przyznaje, że woli awizo niż żonglerkę systemami, bo „miał przynajmniej pewność, że niczego nie przeoczy”.
System do uporządkowania...
Z przedstawionych historii wyłania się prosty wniosek. Skoro państwo nałożyło na profesjonalnych pełnomocników obowiązek cyfrowej skrzynki i korzystania z e-Doręczeń, to administracja nie powinna dowolnie wybierać kanału komunikacji według kosztów czy wygody. Okres przejściowy nie może stać się furtką do utrzymywania papierowej rutyny.
Opr. Robert Bagiński
