Rewolucja e-fakturowa zbliża się wielkimi krokami. Od 1 lutego 2026 roku każda firma w Polsce - od korporacji po najmniejszych przedsiębiorców – będzie musiała być gotowa na odbieranie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). I choć większość z nich koncentruje się dziś na obowiązku wystawiania dokumentów, eksperci ostrzegają: prawdziwe schody zaczną się przy odbiorze.
Przepisy przewidują stopniowe wprowadzanie KSeF dla wystawiania faktur. Najwięksi podatnicy wejdą w system 1 lutego 2026 r., pozostali – dwa miesiące później, 1 kwietnia. Najmniejsi, z fakturami poniżej 10 tys. zł miesięcznie, dostali dodatkowy rok. Ale odbiór faktur? Tu nie ma taryfy ulgowej. Każdy, nawet mikroprzedsiębiorca, musi być gotów odbierać dokumenty w systemie już od lutego 2026 r.
"Terminy 1 lutego i 1 kwietnia będą dotyczyć wystawiania faktur. Jednak jeśli chodzi o odbiór faktur w KSeF, to wszyscy podatnicy muszą być przygotowani do ich odbierania w tym samym terminie – już od 1 lutego 2026 r." - wyjaśnia w Gazecie Prawnej Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP:
Faktury zakupowe – pole minowe
Na pierwszy rzut oka problem wydaje się niewielki. Wystawianie e-faktur to w końcu techniczna zmiana formatu. Jednak, jak ostrzega w tym samym dzienniku, Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Chojnacka & Łagowski, to faktury zakupowe stanowią prawdziwe zagrożenie:
"W mojej ocenie 90 proc. problemów dotyczyć będzie faktur zakupowych, czego wciąż niewielu podatników ma świadomości. Zbyt mało mówi się też o tym, że po wprowadzeniu KSeF wzrośnie ryzyko kontroli i kwestionowania rozliczeń" - wyjaśnia.
Dlaczego? Bo bez tradycyjnych załączników: kosztorysów, protokołów odbioru czy harmonogramów, trudno będzie powiązać fakturę z konkretnym zamówieniem. W wielu branżach, np. budowlanej, oznacza to konieczność tworzenia podwójnego obiegu dokumentów: jedna faktura w KSeF, a druga – jej wizualizacja z dodatkowymi plikami przesłana mailem. To więcej pracy i większe koszty.
Rok testowy i czas niepewności
Eksperci zwracają uwagę, że przygotowania do KSeF nie mogą skończyć się na księgowości. Trzeba jasno ustalić, kto weryfikuje faktury zakupowe – zwłaszcza że księgowi nie zawsze mają wiedzę o treści zamówień. Do tego dochodzi konieczność rozróżniania faktur z KSeF i spoza systemu (np. od zagranicznych kontrahentów).
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne aplikacje dla najmniejszych podatników – Aplikację Podatnika KSeF i e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Problem w tym, że nie obsłużą one załączników, a księgowanie będzie w dużej mierze ręczne. Dla większych firm oznacza to konieczność wdrożenia komercyjnych rozwiązań zintegrowanych z API KSeF. Koszt? Od kilku tysięcy złotych dla małych biznesów do nawet milionów dla największych korporacji.
Eksperci przewidują, że rok 2026 będzie okresem testowym. – Pierwszy rok obowiązywania KSeF będzie rokiem błędów i sprawdzianem wydajności systemu. Dobrze, że do końca 2026 r. nie będzie sankcji – podkreśla Janina Fornalik. Problem w tym, że na przygotowania zostało niewiele czasu, a rozporządzenia wykonawcze wciąż nie są gotowe.
Co powinni zrobić przedsiębiorcy już teraz? Po pierwsze, ustalić wewnętrzne procedury odbioru faktur, a także przygotować się na podwójny obieg dokumentów. To zaś wiąże się z koniecznością przeanalizowania ryzyka podatkowego i wdrożenia rozwiązań IT. I chyba najważniejsze, każdy przedsiębiorca powinien skonsultować się z kontrahentami co do zakresu danych na fakturach.